Seus painéis podem até impressionar, mas quando foi a última vez que você confiou nesses números o bastante para tomar uma decisão crítica sem ficar com um pé atrás?
Se a base de dados não é limpa, sua previsão de receita está construída em areia movediça.
A verdade incômoda é simples: sua diretoria está tomando decisões de milhões apoiada em dashboards que não são completamente confiáveis.
Você tem um modelo de forecast bem estruturado, pipeline colorido, gráficos bonitos de taxa de conversão – tudo pronto para a reunião com o conselho. Mas quando o CFO pergunta “Podemos confiar nesse número?”, bate aquela hesitação. Você sabe que os dados estão sujos. Só não sabe o quão sujos.
É aqui que começa o problema do “desperdício com contatos fantasmas”.
Todos os meses, você paga um verdadeiro imposto de armazenamento: contatos que nunca optaram por receber suas comunicações, hard bounces e registros inativos que nunca vão virar cliente. Esses contatos fantasmas não só poluem o banco de dados – eles aumentam seu custo de marketing e distorcem as métricas de performance.
Como tornar isso visível na prática:
Acesse Conta e Cobrança na HubSpot e revise sua camada de contatos. Depois, crie um filtro para contatos com status Hard Bounce ou Unsubscribed. Em empresas brasileiras de médio e grande porte, não é raro encontrar centenas ou milhares de contatos que continuam sendo cobrados, mas nunca mais vão interagir com a sua marca.
Como levar isso para a conversa com a diretoria:
“Hoje, pagamos por X.XXX contatos, mas Y% deles são hard bounces ou cancelaram a assinatura. Isso representa um gasto anual de R$ Z.ZZZ com contatos que nunca vão converter. Não é só desperdício de orçamento – isso está contaminando nossa segmentação e fazendo nossas taxas de engajamento parecerem piores do que realmente são.”
Próximo passo: implemente um protocolo trimestral de higiene de dados.
Arquive ou exclua hard bounces, crie fluxos de cancelamento de assinatura bem definidos e estruture uma segmentação por engajamento para separar quem ainda vale a pena nutrir de quem deve sair do banco. Sua equipe de marketing vai sentir o efeito direto quando as taxas de abertura e clique começarem a refletir a realidade.
Fluxos de trabalho desalinhados estão sabotando a relação entre Marketing e Vendas
Vamos ao elefante na sala de qualquer operação de receita no Brasil:
Sua equipe de Marketing comemora um recorde de “clientes” no CRM. Ao mesmo tempo, a equipe de Vendas olha para o pipeline e não enxerga esse volume todo de negócios fechados. Soa familiar?
Essa distorção acontece quando estágios de ciclo de vida e negócios não conversam entre si.
Marketing sobe o contato para “Cliente” porque preencheu um formulário ou engajou em campanhas de e-mail. Vendas só cria negócio quando existe conversa real sobre valor, prazo e fechamento. Resultado: duas versões da realidade dentro do mesmo CRM – e nenhuma das equipes confia 100% na outra.
Como evidenciar isso:
Monte um relatório comparando contatos no estágio de ciclo de vida “Cliente” com negócios realmente fechados com receita. Exporte as duas bases e procure as diferenças. É comum encontrar:
- Contatos marcados como clientes sem nenhum negócio associado
- Negócios “Fechados – Ganhos”, mas contatos ainda parados em “Lead” ou “MQL”
Como traduzir isso em impacto financeiro:
“Temos 500 contatos marcados como clientes no ciclo de vida, mas só 320 têm negócios fechados com receita real. Essa diferença de 36% distorce nosso CAC, compromete nossos modelos de LTV e faz com que Marketing e Vendas trabalhem com critérios diferentes de ‘cliente’.”
Próxima ação: crie um modelo unificado de governança de estágios de ciclo de vida, conectado diretamente à evolução do negócio no pipeline.
Automatize a atualização do ciclo de vida a partir dos marcos de negócio (criação, qualificação, fechamento). E, principalmente, coloque liderança de Marketing e Vendas na mesma sala para definir, de forma objetiva, o que significa “Cliente” na sua operação – e ajuste a configuração da HubSpot para refletir esse acordo. É aqui que a transformação de RevOps realmente começa.
Processos paralelos surgem quando o CRM falha com quem está na linha de frente
Você investiu em HubSpot Pro ou Enterprise. Definiu que “tudo precisa passar pelo CRM”. Ainda assim, seu melhor vendedor insiste em manter o pipeline real numa planilha. Por quê?
Porque o portal virou um sistema pesado, cheio de campos e telas que não ajudam na hora de vender.
É o que chamamos de fadiga de formulário: a resposta silenciosa da equipe de Vendas a um CRM que pede demais e entrega pouco.
O cenário é conhecido: o vendedor abre um contato e encontra dezenas de propriedades personalizadas – muitas desatualizadas, duplicadas ou irrelevantes. Campos obrigatórios que não fazem sentido na prática. Dropdowns com opções que ninguém mais usa. O sistema passa a sensação de burocracia, não de ferramenta de receita.
Como tornar isso concreto:
1. Abra um registro de contato ou negócio no seu portal.
2. Conte quantas propriedades personalizadas são exibidas.
3. Pergunte: “Se eu tivesse meta para bater este mês, eu preencheria tudo isso?”
Se quiser ir além, acompanhe um vendedor por uma hora e observe como ele usa (ou evita) o CRM. O atrito aparece rápido.
Como apresentar isso para diretoria ou liderança comercial:
“Hoje temos mais de 60 propriedades personalizadas em registros de contato, mas a equipe de Vendas usa ativamente cerca de 12. O restante são campos herdados de campanhas antigas, dados redundantes ou propriedades sem definição clara. Isso não é apenas bagunça – é atrito. Nosso CRM está parecendo um sistema de controle, não uma ferramenta para gerar receita.”
Plano de ação: faça uma auditoria rigorosa das propriedades personalizadas.
- Arquive ou exclua campos que não são atualizados há mais de 90 dias ou que não sustentam diretamente um workflow, relatório ou critério de qualificação.
- Reorganize o layout dos registros para mostrar só o que é essencial por padrão.
- Crie visões por função: Marketing enxerga o que precisa para campanhas; Vendas vê o que precisa para vender.
Quando o CRM passa a ajudar o representante a fechar negócio – em vez de só registrar informação – a adoção muda de patamar.
O custo oculto de um portal desorganizado: orçamento desperdiçado e receita perdida
Vamos colocar números nessa história.
Um portal HubSpot confuso não custa só o “imposto de armazenamento” dos contatos fantasmas ou a frustração com dashboards duvidosos.
O maior prejuízo é o custo de oportunidade:
- Negócios que não foram fechados porque a equipe de Vendas estava brigando com o sistema em vez de falar com cliente.
- Campanhas abaixo do potencial porque a segmentação foi feita em cima de dados ruins.
- Decisões estratégicas travadas porque a previsão de receita não se sustenta.
Pense neste cenário comum em empresas B2B no Brasil:
Você roda uma campanha de ABM focada em contas enterprise. Mas seu banco de dados está cheio de duplicatas e cargos desatualizados. Resultado: 30% do alcance vai para pessoas que já nem estão mais nas empresas-alvo.
Sua taxa de bounce sobe, sua reputação de remetente cai e os decisores certos nunca veem a mensagem.
Isso não é falha de Marketing – é falha de arquitetura de dados, com impacto direto em seis dígitos de receita ao longo do ano.
Some a isso o atrito entre times:
- “Esses leads não são qualificados.”
- “Vocês não fazem follow-up.”
- “Os dados estão errados.”
Esses conflitos não são problema de perfil de pessoas. São sintomas de uma estrutura quebrada. Enquanto Marketing e Vendas discutem qual número está certo, a concorrência está fechando contratos.
O ROI de um portal limpo é rápido e mensurável:
- Redução de custo de software ao eliminar contatos fantasmas
- Melhor performance de campanha com segmentação correta
- Ciclos de venda mais curtos com CRM mais leve e objetivo
- E, principalmente, dados confiáveis para decidir onde investir
Uma auditoria completa do portal HubSpot não aponta só o problema – ela traduz o impacto em dinheiro e ajuda a priorizar o que precisa ser corrigido primeiro.
O que uma auditoria estratégica de CRM revela – e como agir
Uma auditoria séria de HubSpot não é um checklist genérico nem um relatório de “boas práticas”.
É um diagnóstico que mostra, de forma clara, onde existe distância entre a sua estratégia de negócios e o que o CRM está, de fato, suportando.
Na Dig RevOps, a auditoria avalia pontos críticos como:
- Integridade e governança de dados
- Estrutura de pipelines
- Workflows e automações
- Desempenho de marketing multicanal
- Arquitetura de conversão (site, formulários, jornadas)
- Integrações e fluxo de dados entre sistemas
- Prontidão para uso de IA dentro do HubSpot
Mais do que encontrar erros técnicos, o foco é mostrar onde a configuração atual do CRM está travando o crescimento.
Alguns dos sinais que a auditoria traz à tona:
1. Estágios de ciclo de vida desalinhados, gerando conflito entre Marketing e Vendas.
2. Workflows órfãos que continuam rodando, sem dono e sem propósito – às vezes gerando impactos indesejados.
3. Propriedades duplicadas que quebram relatórios e confundem times.
4. Falhas de integração que obrigam a digitação manual de dados e criam várias “versões da verdade”.
5. Automação subutilizada que poderia estar devolvendo horas de trabalho por semana para o time.
E, principalmente: quais ações priorizar, em que ordem, e com qual impacto esperado em receita.
Essa é a diferença entre uma auditoria genérica e uma auditoria estratégica:
Você não precisa de mais um PDF de 50 páginas. Você precisa de um roteiro claro:
- “Ajuste isso primeiro: está custando R$ X por mês.”
- “Depois, corrija aquilo: está travando a campanha do próximo trimestre.”
- “Deixe isso para depois: o esforço hoje não se paga.”
É assim que uma auditoria deixa de ser diagnóstico estático e vira plano de recuperação de receita.
Pronto para parar de adivinhar e começar a decidir com base em dados confiáveis?
Agende uma auditoria do portal HubSpot com a Dig RevOps.
Você recebe uma avaliação técnica e estratégica completa, com recomendações priorizadas e um plano de ação claro – sem discurso vazio, sem conselho genérico.
É conhecimento de quem já esteve dos dois lados da mesa, em HubSpot e Salesforce, aplicado aos desafios reais de empresas brasileiras em estágio de crescimento.
Seu CRM deve ser vantagem competitiva, não gargalo operacional.
Vamos ajustar seu portal para isso.
Reserve sua auditoria do portal HubSpot agora e veja, na prática, o que uma arquitetura de dados limpa pode fazer pela sua previsão de receita, alinhamento entre times e resultados financeiros.
